Laatst bijgewerkt: 1 juni 2026
Expivi B.V. hecht waarde aan de privacy en beveiliging van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe we persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, opslaan, beschermen en delen wanneer u onze website bezoekt, met ons in contact treedt, onze diensten gebruikt, of wanneer persoonsgegevens worden verwerkt via het Expivi-platform.
We verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). We verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor specifieke, uitdrukkelijke en gerechtvaardigde doeleinden, en we bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor die doeleinden, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of toegestaan is.
1. Wie we zijn
Expivi B.V.
Fellenoord 350
5611 ZJ Eindhoven
Nederland
KvK-nummer: 75779951
Website: www.expivi.com
E-mail: [email protected]
Voor vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van persoonsgegevens of het uitoefenen van privacyrechten kunt u contact met ons opnemen via [email protected].
2. Onze rol als verwerkingsverantwoordelijke of verwerker
Expivi kan persoonsgegevens in verschillende rollen verwerken, afhankelijk van de situatie.
Wanneer Expivi de doeleinden en middelen van de verwerking van persoonsgegevens bepaalt, treedt Expivi op als verwerkingsverantwoordelijke. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer we persoonsgegevens verwerken met betrekking tot onze website, marketing, sales, klantcommunicatie, contractbeheer, facturatie, support, beveiliging en algemene bedrijfsvoering.
Wanneer Expivi persoonsgegevens verwerkt namens een klant via het Expivi-platform, kan Expivi optreden als verwerker. In die gevallen bepaalt de klant de doeleinden en middelen van de verwerking, en verwerkt Expivi persoonsgegevens in overeenstemming met de instructies van de klant en de toepasselijke contractuele afspraken.
De persoonsgegevens die via het Expivi-platform worden verwerkt, zijn afhankelijk van de implementatie en configuratie van de klant. In veel gevallen worden persoonsgegevens die in het platform worden verwerkt, beheerd en gebruikt door de klant en zijn deze niet zichtbaar voor Expivi, tenzij toegang noodzakelijk is voor support, beveiliging, onderhoud, probleemoplossing, contractuele uitvoering of een ander overeengekomen doel.
Privacy- en gegevensverwerkingsvoorwaarden worden geregeld als onderdeel van de contractuele afspraken van Expivi met haar klanten.
3. Welke persoonsgegevens we verwerken
De persoonsgegevens die we verwerken, zijn afhankelijk van uw relatie met Expivi en de manier waarop u met onze website, diensten of platform omgaat.
Websitebezoekers
Wanneer u onze website bezoekt, kunnen we het volgende verwerken:
IP-adres
Browsertype en -versie
Apparaatinformatie
Internetprovider
Datum en tijd van bezoek
Verwijzende en uitgaande pagina’s
Bezochte pagina’s
Cookie-identificatoren
Klik- en gebruiksgegevens
Websitevoorkeuren en interactiegegevens
Contacten, prospects en klanten
Wanneer u contact met ons opneemt, informatie aanvraagt, een demo aanvraagt, klant wordt of met ons communiceert, kunnen we het volgende verwerken:
Naam
Zakelijk e-mailadres
Telefoonnummer
Functietitel
Bedrijfsnaam
Bedrijfsadres
Factuurgegevens
Contractinformatie
Communicatiegeschiedenis
Informatie die wordt verstrekt via contactformulieren, demo-aanvragen, e-mails of andere
communicatiekanalen
Gebruikers en eindgebruikers van het Expivi-platform
Afhankelijk van de inrichting en het gebruik van het Expivi-platform door de klant, kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt:
Namen
E-mailadressen
Klant-ID’s
Ordergegevens
Geüploade afbeeldingen of bestanden
Productconfiguratiegegevens
Account- en inloggegevens
Platformgebruiksgegevens
Supportgerelateerde informatie
Technische loggegevens
Overige gegevens die door of namens een klant in het platform worden ingevoerd of verwerkt
Support- en servicecommunicatie
Wanneer we support verlenen of over onze diensten communiceren, kunnen we het volgende verwerken:
Naam en contactgegevens
Supporttickets
E-mail- of chatcorrespondentie
Technische informatie die nodig is om problemen te onderzoeken
Informatie over het betreffende klantaccount, de configuratie of de serviceomgeving
Communicatievoorkeuren
We verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden beschreven.
4. Waarom we persoonsgegevens verwerken en op welke grondslagen
We verwerken persoonsgegevens voor de hieronder beschreven doeleinden en grondslagen.
Werking en beveiliging van de website
We verwerken technische gegevens, zoals IP-adressen, browsergegevens, apparaatgegevens en logbestanden, om onze website te laten functioneren, deze te beveiligen, misbruik te voorkomen, bots of spam te detecteren, problemen op te lossen en beveiligingsincidenten te onderzoeken.
Grondslag: gerechtvaardigd belang.
Website-analyse en -verbetering
We kunnen websitegebruiksgegevens verwerken om te begrijpen hoe bezoekers met onze website omgaan en om onze website, content, diensten en gebruikerservaring te verbeteren.
Grondslag: toestemming waar vereist, of gerechtvaardigd belang waar analyses op een beperkte en privacybewuste manier zijn ingericht.
Contact-, sales- en demo-aanvragen
Wanneer u contact met ons opneemt, een demo aanvraagt of informatie opvraagt, verwerken we uw persoonsgegevens om op uw verzoek te reageren, met u te communiceren en op te volgen op mogelijke zakelijke kansen.
Grondslag: precontractuele stappen, gerechtvaardigd belang of toestemming, afhankelijk van de context.
Klantrelatie en dienstverlening
We verwerken persoonsgegevens om onze diensten te leveren, klantrelaties te beheren, accounts aan te maken en te beheren, contracten uit te voeren, support te bieden, facturen te verwerken en over onze diensten te communiceren.
Grondslag: uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
Platformverwerking namens klanten
Wanneer persoonsgegevens via het Expivi-platform worden verwerkt namens een klant, verwerkt Expivi deze gegevens met het oog op het leveren, onderhouden, beveiligen en ondersteunen van het platform, en uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke instructies van de klant en de contractuele afspraken.
Grondslag: de klant bepaalt als verwerkingsverantwoordelijke de toepasselijke grondslag. Expivi verwerkt dergelijke gegevens waar van toepassing als verwerker.
Support en probleemoplossing
We verwerken persoonsgegevens om supportverzoeken af te handelen, technische problemen te onderzoeken, de servicekwaliteit te bewaken, incidenten op te lossen en de betrouwbaarheid te verbeteren.
Grondslag: uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
Marketingcommunicatie
We gebruiken HubSpot om marketingcommunicatie en gerelateerde klant- of prospectinteracties te beheren. We kunnen contactgegevens gebruiken om informatie te sturen over Expivi, onze diensten, productupdates, evenementen of relevante content. Marketing-e-mails bevatten een afmeldoptie.
Grondslag: toestemming of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van de communicatie, de relatie met de ontvanger en de toepasselijke wetgeving.
Leadidentificatie, advertenties en campagnemeting
Met inachtneming van cookietoestemming waar vereist, kunnen we website- en cookiegegevens gebruiken voor marketing, leadidentificatie, account-based marketing, advertenties, retargeting en campagnemeting. Hierbij kunnen aanbieders betrokken zijn zoals HubSpot, Google, LinkedIn, Meta, Microsoft, Leadinfo, Leadfeeder en Albacross.
Grondslag: toestemming waar vereist, en gerechtvaardigd belang waar dit volgens de toepasselijke wetgeving is toegestaan.
Wettelijke, fiscale en compliance-verplichtingen
We verwerken bepaalde persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke, fiscale, boekhoudkundige, regelgevende en compliance-verplichtingen.
Grondslag: wettelijke verplichting.
5. Cookies en vergelijkbare technologieën
Expivi gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën om de website goed te laten functioneren, de website te beschermen, voorkeuren te onthouden, het websitegebruik te analyseren, marketingactiviteiten te ondersteunen en de prestaties van advertenties te meten.
Bij een bezoek aan onze website wordt een cookie-pop-up getoond. Via deze pop-up kunnen bezoekers hun cookiekeuzes beheren waar dit wettelijk vereist is.
We gebruiken de volgende categorieën cookies en vergelijkbare technologieën.
Noodzakelijke cookies
Noodzakelijke cookies maken de website bruikbaar door basisfuncties mogelijk te maken, zoals paginanavigatie, beveiliging, botdetectie, beheer van cookietoestemming en toegang tot beveiligde delen van de website. Zonder deze cookies kan de website niet goed functioneren.
Deze cookies kunnen onder meer worden aangeboden door:
Cloudflare
Google reCAPTCHA
HubSpot
LinkedIn
Cookiebot
Vimeo
Het eigen websitedomein van Expivi
Voorbeelden zijn cookies en local storage-items die worden gebruikt voor botdetectie, spampreventie, load balancing, opslag van cookietoestemming, beveiliging en weergave van de website.
Voorkeurscookies
Voorkeurscookies stellen de website in staat informatie te onthouden die bepaalt hoe de website zich gedraagt of eruitziet, zoals continuïteit van een chatsessie, taalvoorkeuren of regionale instellingen.
Deze cookies kunnen onder meer worden aangeboden door:
HubSpot
LinkedIn
Analyse-, marketing- en trackingcookies
Marketing- en trackingcookies kunnen worden gebruikt om bezoekers over websites te volgen, zakelijke interesse te identificeren, campagnes te meten, relevante advertenties te tonen, de advertentiefrequentie te beperken en te begrijpen hoe bezoekers de website hebben bereikt of ermee hebben gecommuniceerd.
Deze cookies en vergelijkbare technologieën kunnen onder meer worden aangeboden door:
Google, waaronder Google Analytics, Google Ads en Google DoubleClick
Meta Platforms
LinkedIn
Microsoft
HubSpot
Leadinfo
Albacross
Vimeo
Server-side Google Tag Manager
Voorbeelden van dergelijke cookies en technologieën zijn identificatoren en pixels die worden gebruikt voor analyse, conversietracking, het meten van advertentie-effectiviteit, retargeting, leadidentificatie en account-based marketing.
Niet-geclassificeerde cookies
Sommige cookies of vergelijkbare technologieën bevinden zich mogelijk nog in het classificatieproces. Expivi streeft ernaar cookies passend te classificeren en de cookie-informatie actueel te houden in samenwerking met de betreffende aanbieders.
6. Bewaartermijn van cookies
Cookies en vergelijkbare technologieën kunnen voor verschillende perioden worden opgeslagen, afhankelijk van hun doel en aanbieder. Sommige cookies zijn sessiegebonden en verlopen wanneer de browsersessie wordt afgesloten. Andere kunnen voor een bepaalde periode worden opgeslagen, zoals 1 dag, 180 dagen, 1 jaar, 400 dagen of 2 jaar. Sommige local storage-items kunnen persistent blijven totdat ze worden verwijderd of gereset.
De exacte bewaartermijn is afhankelijk van de specifieke cookie, technologie en aanbieder. Waar vereist worden niet-essentiële cookies pas geplaatst nadat toestemming is gegeven via de cookie-pop-up.
7. Logbestanden
Expivi gebruikt logbestanden voor websitebeheer, beveiliging, probleemoplossing, monitoring en analyse. Logbestanden kunnen IP-adressen, browsertype, apparaatinformatie, internetprovider, datum- en tijdstempels, verwijzende en uitgaande pagina’s en klikactiviteit bevatten.
IP-adressen en vergelijkbare online identificatoren kunnen persoonsgegevens zijn. We verwerken deze informatie zorgvuldig en bewaren deze niet langer dan noodzakelijk is voor beveiliging, operationele doeleinden, probleemoplossing, juridische of compliance-doeleinden.
8. Derden en ontvangers van persoonsgegevens
We delen persoonsgegevens alleen waar dit noodzakelijk is voor onze diensten, bedrijfsvoering, beveiliging, marketingactiviteiten, klantsupport, contractuele uitvoering of wettelijke verplichtingen.
We kunnen persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers:
Hosting- en cloudserviceproviders
IT- en beveiligingsproviders
Aanbieders van website-infrastructuur
Aanbieders van analyse en cookies
CRM-, marketing- en e-mailautomatiseringsproviders, waaronder HubSpot
Aanbieders van advertenties en campagnemeting
Aanbieders van leadidentificatie en account-based marketing
Communicatieproviders
Support- en ticketingsystemen
Aanbieders van betalingen, facturatie en boekhouding
Professionele adviseurs, zoals accountants, advocaten, consultants of auditors
Overheidsinstanties, toezichthouders of rechtbanken wanneer dit wettelijk vereist is
Wanneer we externe verwerkers inschakelen, treffen we passende contractuele, technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Informatie over subverwerkers is op verzoek beschikbaar via [email protected].
9. Hosting en internationale doorgiften
Expivi host haar website en platformgegevens binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte.
Sommige externe aanbieders die worden gebruikt voor cookies, analyse, marketing, advertenties, communicatie of andere zakelijke doeleinden kunnen echter persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, afhankelijk van hun infrastructuur en verwerkingslocaties.
Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, streeft Expivi ernaar te zorgen voor passende waarborgen. Deze kunnen bestaan uit een adequaatheidsbesluit, modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) of een ander rechtmatig doorgiftemechanisme onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
10. Beveiliging van persoonsgegevens
Expivi neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging.
Deze maatregelen kunnen omvatten:
Toegangscontroles en autorisatieprocedures
Authenticatie- en wachtwoordbeleid
Versleuteling waar passend
Logging en monitoring
Back-up- en herstelprocedures
Beveiligingspatches en kwetsbaarhedenbeheer
Beveiligingsbeoordelingen van leveranciers
Incidentmanagementprocedures
Periodieke risicobeoordelingen
Bewustwording en training van medewerkers
Principes van dataminimalisatie en need-to-know-toegang
Expivi werkt volgens de principes van ISO/IEC 27001 en is bezig met het verkrijgen van de officiële ISO/IEC 27001-certificering, die naar verwachting in juli 2026 wordt behaald. Totdat de certificering formeel is verkregen, claimt Expivi niet ISO/IEC 27001-gecertificeerd te zijn.
11. Bewaring van persoonsgegevens
Expivi bewaart persoonsgegevens uitsluitend zo lang als noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld of anderszins verwerkt. We houden daarbij ook rekening met contractuele verplichtingen, wettelijke verplichtingen, verjaringstermijnen, beveiligingsvereisten en gerechtvaardigde zakelijke belangen.
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd, geanonimiseerd of anderszins veilig vernietigd.
Bewaartermijnen kunnen per categorie gegevens verschillen, bijvoorbeeld:
Website- en technische loggegevens worden alleen bewaard zo lang als noodzakelijk is voor beveiliging, probleemoplossing, monitoring en operationele doeleinden.
Contact- en demo-aanvraaggegevens worden alleen bewaard zo lang als noodzakelijk is om op het verzoek te reageren, de relatie te beheren en relevante zakelijke communicatie op te volgen.
Klant- en contractgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de klantrelatie en daarna alleen zo lang als noodzakelijk is voor contractuele, juridische, fiscale, boekhoudkundige of compliance-doeleinden.
Facturatie- en boekhoudgegevens worden bewaard in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke bewaarplichten.
Supportgegevens worden alleen bewaard zo lang als noodzakelijk is om support te bieden, de servicekwaliteit te behouden, problemen op te lossen, communicatie te documenteren en aan contractuele of wettelijke verplichtingen te voldoen.
Platformgegevens die namens klanten worden verwerkt, worden bewaard in overeenstemming met de betreffende klantovereenkomst, de instructies van de klant en de toepasselijke wettelijke vereisten.
Marketinggegevens worden bewaard totdat toestemming wordt ingetrokken, een afmeldverzoek wordt gedaan, een bezwaar wordt ingediend, of de gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het betreffende marketingdoel.
Waar van toepassing past Expivi de maximale bewaartermijnen toe die door de toepasselijke wetgeving zijn toegestaan of vereist, uitsluitend wanneer die bewaring noodzakelijk en rechtmatig is. In alle andere gevallen past Expivi kortere bewaartermijnen toe op basis van het doel van de verwerking en het beginsel van opslagbeperking.
12. Rechten van betrokkenen
Afhankelijk van de omstandigheden en de toepasselijke wetgeving kunnen betrokkenen de volgende rechten hebben met betrekking tot hun persoonsgegevens:
Recht op inzage
Recht op rectificatie
Recht op verwijdering
Recht op beperking van de verwerking
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingsactiviteiten
Recht om toestemming op elk moment in te trekken, wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd
Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit
Verzoeken kunnen worden ingediend via [email protected]. We kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren voordat we uw verzoek in behandeling nemen.
Wanneer Expivi persoonsgegevens als verwerker namens een klant verwerkt, kan het nodig zijn uw verzoek door te verwijzen naar de betreffende klant, aangezien die klant verantwoordelijk is voor het bepalen van de manier waarop de persoonsgegevens worden verwerkt.
13. Klachten
Als u van mening bent dat Expivi uw persoonsgegevens niet correct heeft verwerkt, neem dan contact met ons op via [email protected].
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.
Als u zich in een andere EU-lidstaat bevindt, kunt u ook contact opnemen met uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit.
14. Kinderen
Onze website en diensten zijn niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Als u van mening bent dat we persoonsgegevens van een kind hebben verwerkt, neem dan contact met ons op via [email protected], zodat we passende maatregelen kunnen nemen.
15. Links naar websites van derden
Onze website kan links naar websites of diensten van derden bevatten. Expivi is niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van deze derden. We raden u aan het privacybeleid te lezen van eventuele websites of diensten van derden die u bezoekt.
16. Wijzigingen in deze privacyverklaring
We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken, bijvoorbeeld wanneer onze diensten, verwerkingsactiviteiten, wettelijke verplichtingen, cookiegebruik of beveiligingspraktijken wijzigen.
De meest recente versie van deze privacyverklaring is beschikbaar op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen nemen we passende stappen om betrokken individuen te informeren.
17. Contact
Voor vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van persoonsgegevens of het uitoefenen van privacyrechten kunt u contact opnemen met:
Expivi B.V.
Fellenoord 350
5611 ZJ Eindhoven
Nederland
KvK-nummer: 75779951
E-mail: [email protected]
Website: www.expivi.com
